POLITIQUE DE PROTECTION DES DENONCIATEURS - L'Œil des jeunes

A. INTRODUCTION

La présente Politique relative à la protection des dénonciateurs constitue la formule mise en place par L’œil des Jeunes relativement à la déclaration d’événements portant atteinte à la dignité humaine et à l’éthique. Elle s’applique à tous les membres de la gouvernance de LDJ et a été établie pour assurer la qualité de la gouvernance de la structure, l’intégrité du fonctionnement et l’application du Code de conduite de LDJ.

LDJ recommande d’appliquer la présente politique si un membre de la gouvernance a été témoin d’une inconduite grave, dont la nature est telle qu’elle pourrait être très préjudiciable à la structure, à ses collaborateurs et à ses partenaires, et si la personne souhaite en informer la structure de façon confidentielle de sorte qu’il soit protégé en tant que dénonciateur de l’événement.

LDJ a pris l’engagement de maintenir les normes éthiques les plus élevées et de soutenir l’intégrité personnelle et professionnelle de ses membres et bénéficiaire en les invitant à faire part de leurs préoccupations de façon confidentielle et sans crainte de représailles.

Les objectifs de la politique sont les suivants :

1. Inciter les collaborateurs et bénéficiaires de la structure à signaler dès que possible tout acte répréhensible dont ils soupçonnent l’existence, en sachant que leurs préoccupations seront prises au sérieux et feront l’objet d’une enquête appropriée et qu’elles seront reçues en toute confidentialité.
2. Informer les collaborateurs et bénéficiaires de LDJ sur la démarche à suivre pour faire part de leurs préoccupations.
3. Rassurer les collaborateurs et bénéficiaires de LDJ quant au fait qu’ils peuvent faire part de préoccupations légitimes sans crainte de représailles, même si ces préoccupations se révèlent infondées.

B. CAS VISÉS PAR LA POLITIQUE

Quelques exemples de cas exposés ci-dessous qui devraient être signalés aux termes de la présente politique sont :

• une violation du Code de conduite de la société a eu lieu ou est en cours ;
• Une violation de la politique de Protection contre l’Exploitation et Abus Sexuels (PEAS) ;
• une enquête judiciaire est survenue, survient ou est susceptible de survenir ;
• un acte qui peut entraîner des dommages à l’environnement ;
• un acte criminel a été commis, est commis ou est susceptible d’être commis;
• une démarche visant à dissimuler des renseignements concernant l’un des points énumérés ci-dessus ;
• une pratique douteuse à l’égard de la comptabilité ou des contrôles comptables internes ou de l’audit concernant la structure, y compris :

• Toute déclaration inexacte, fraude ou omission dans un état financier de la structure ou dans toute autre information financière publiée par celle-ci, y compris tout rapport ou document déposé par la structure auprès des autorités en valeurs mobilières ou d’une autre autorité gouvernementale ou de réglementation ;

• Toute erreur ou inconduite intentionnelle dans la préparation, l’évaluation, la révision ou l’audit des états financiers de la structure ;

• Toute déclaration inexacte, fraude ou omission dans l’inscription et la tenue des registres financiers de la structure ;

• Toute faiblesse ou défaillance dans les contrôles comptables internes de la structure ou tout non-respect de ceux-ci;

• tout écart par rapport à une présentation complète et fidèle de la situation financière de la structure ou de ses flux de trésorerie;

• tout effort visant à induire en erreur, à tromper, à influencer frauduleusement un comptable ou auditeur interne ou externe, ou à faire pression sur celui-ci, dans le cadre de la préparation, de l’examen, de l’audit ou de la révision de tout état ou registre financier de la société;

C. PROCÉDURE DE DÉNONCIATION

Un membre ou bénéficiaire de la structure qui a une préoccupation légitime au sujet de l’un des cas visés à l’article B de la présente politique (le « dénonciateur ») peut en faire part au secrétariat général, à l’adresse suivante :

Coordination Technique de L’œil des Jeunes

09 BP 814 Ouagadougou

Siège social : cité 1200 logements / Ouagadougou

Tél. : +226 73 00 97 97 / 76 00 97 97 / 58 00 97 97

Mail : oeildesjeunes@gmail.com

Le processus est confidentiel et demeurera anonyme à moins que le dénonciateur ne choisisse de révéler son identité au moment de communiquer des renseignements ou lors d’une enquête. Les dénonciateurs sont fortement encouragés à ne pas faire de rapport anonyme puisqu’il devient alors impossible de vérifier certains détails et autres préoccupations avec ceux-ci. Néanmoins, toutes les préoccupations feront l’objet d’une enquête, qu’elles aient été soumises de façon anonyme ou non.

Le comité restreint peut communiquer toute préoccupation qu’il a reçue à d’autres membres du Bureau Exécutif, qui sont chargés de l’enquête, de l’évaluation, du traitement ou du règlement de toute plainte ou préoccupation.

Dans certaines situations, la question qui constitue le fondement de la plainte ou de la préoccupation peut devoir être divulguée à une autorité gouvernementale ou à une autorité de réglementation. Le cas échéant, l’identité du dénonciateur ne sera pas divulguée à moins que la loi ne l’exige.

D. TRAITEMENT D’UNE DÉNONCIATION

Sur réception d’une plainte ou d’un avis se rapportant à une préoccupation conformément à l’article C, le président du comité restreint avisera le dirigeant responsable (comme il est défini aux présentes) et le consultera afin de s’assurer qu’il est au courant de tous les faits et avisera le secrétaire de la réception de la plainte ou de l’avis. Sous la surveillance du comité restreint, le dirigeant responsable mènera une enquête approfondie et préparera un rapport écrit résumant ses constatations et ses conclusions qu’il remettra au comité restreint et au Coordonnateur Technique. De plus, il prendra ou fera en sorte que soit prise immédiatement toute mesure qui pourrait être nécessaire afin de régler comme il se doit la question qui constitue le fondement de la plainte ou de la préoccupation.

Si la plainte ou la préoccupation porte sur une faiblesse ou lacune dans l’un des contrôles internes le Coordonnateur Technique de LDJ supervisera l’instauration de toute mesure de renforcement et/ou de toute mesure corrective qui est nécessaire pour remédier à cette faiblesse ou lacune.

Toute autre question soumise sera traitée et réglée adéquatement conformément au code de conduite applicable. Le dirigeant responsable informera le président du comité d’audit et le secrétaire de ses constatations et du progrès réalisé tout au long de ce processus.

Une fois que l’enquête est terminée et que les mesures correctives nécessaires ont été prises, le dirigeant responsable préparera et remettra au Bureau Exécutif un rapport final portant sur la question. Le rapport décrira de manière raisonnablement détaillée la plainte ou la préoccupation, les résultats de l’enquête en découlant, les conclusions formulées ainsi que toute mesure corrective ayant été prise. Si aucune mesure corrective n’a été prise, le rapport comprendra une explication appropriée motivant cette décision.

Le secrétariat général conservera un dossier de tous les documents liés à l’enquête et à la mesure corrective.

E. PROTECTION DU DÉNONCIATEUR

Un dénonciateur ne doit pas subir de traitement préjudiciable par suite d’avoir communiqué une préoccupation. Un traitement préjudiciable peut consister, entre autres, en un licenciement, une mesure disciplinaire, des menaces ou tout autre traitement défavorable lié à la communication d’une préoccupation. Si vous estimez avoir subi un tel traitement, vous devriez en informer le coordonnateur (se reporter à l’article C)